代理店の運用設計ガイド：数が増えても困らない「役割・流れ・自動化」チェックリスト

公開日 2026/10/24更新日 2026/10/29

代理店が増えると、情報がバラバラになったり進み具合が見えなくなったりします。そうならないための役割分担、仕事の流れ、自動化のポイントを、チェックリストでやさしく整理しました。

この記事の結論

代理店が増えても困らない運用は、役割分担・そろった仕事の流れ・紹介管理を含む自動化の3つで成り立ちます。この記事では、担当者がそのまま使えるチェックリストと手順を紹介し、営業と代理店管理をひとつの仕組みでつなぐ進め方を説明します。

この記事のポイント

✓運用は「人の役割」「仕事の流れ」「自動化」の3つで整える
✓まず仕事を分けて、約束ごと・目標の数字・見られる範囲をはっきりさせる
✓先に自動化したいのは、紹介の結びつけ・進み具合の共有・問い合わせ数の記録
✓始めたあとの見直しと改善の流れも、最初に決めておく
✓外部に頼むなら、営業とシステムの両方を支援できるところを選ぶ

代理店（自社の商品を紹介・販売してくれる協力会社）が増えると、管理が追いつかなくなりがちです。代理店が増えても困らない運用の作り方を、チェックリスト付きで説明します。

この記事でわかること

代理店の運用で整えるべき「3つの柱」
役割分担・仕事の流れ・自動化の決め方
始める前・始めた直後・続けている間の確認項目
外部に頼むときの選び方

運用は「3つの柱」で考える

代理店を増やしていくには、次の3つを同時に整えるのが近道です。

人の役割：誰が何を担当するか
仕事の流れ：どんな順番で進めるか
自動化：手作業をシステムに任せること

どれかが欠けると、情報がバラバラになります。特定の担当者しか分からない状態（属人化）にもなりがちです。

たとえば、営業担当が個人の LINE で紹介を受け、Excel で管理しているとします。すると紹介が本部に届かず、進み具合が分からなくなります。QR コードや紹介用 URL に「どの代理店から来たか」の記録がないと、代理店ごとの成果も分かりません。

btobto は、営業の実務と管理システムを最初からつなげて設計します。営業リスト作成や電話営業から、代理店の専用アカウント、QR・紹介用 URL、紹介案件と成果の集計までを同じ仕組みでつなぎます。どこで止まっているかを早く見つけるためです。

人の役割を決める

本部：全体の成果の集計、制度づくり、報酬やルールの最終決定
地域担当：代理店の採用、最初の研修、毎月のフォロー
代理店窓口：代理店とのやり取り、商談への同席や条件の調整
システム管理者：アカウント発行、QR・URL の管理、権限の設定

役割ごとに判断の基準と「期限」「残す記録」を決めます。例として、地域担当は契約後30日以内に初回の研修を終え、記録を残す、といった形です。

見られる範囲（権限）

権限とは「誰が、どの情報を見たり変えたりできるか」です。代理店は自分の紹介案件だけ、本部は全代理店を見られるようにします。資料のダウンロードや成果データの範囲も決め、変える手順を文書にしておきます。

目標と約束ごと

目標の数字（KPI）は「問い合わせ → 商談 → 契約」の段階ごとに決めます。代理店で期待が違うなら、地域・業種・実績でグループに分けます。

対応の約束ごと（SLA）も決めます。たとえば「営業からの初回連絡は72時間以内」「週ごとに簡単な報告、月ごとに詳しい報告」です。現場の負担を見ながら見直します。

仕事の流れをそろえる

営業する相手を決める（業種・地域・規模）
営業リストを作る
電話などで連絡し、履歴を残す
商談・契約（条件の調整、契約書の保管）
代理店専用のアカウントを発行する
専用の QR・紹介用 URL・チラシを渡す
紹介が来たら、どの代理店からかを自動で結びつける
進み具合を、本部と代理店で同じ記録で共有する
成果を集計し、改善する

引き継ぎで気をつけること

契約：報酬・対象範囲・解約の条件を確認し、契約書に残します。
アカウント発行：パスワードの渡し方、研修の記録、権限の確認を型にします。
QR・URL の配布：代理店の番号が入っているか、試しの問い合わせで確かめます。

よくある失敗と対策

チラシの渡し忘れ → 「配布済み」の印をシステムで管理する
どの代理店の紹介か分からない → 紹介元が決まらない記録にお知らせを出す
古い資料を使う → 資料の版を管理し、最新版だけを配る

配布資料は「代理店画面」から配り、ダウンロード履歴を残します。話し方の台本（トークスクリプト）や研修資料は新しい代理店向けの研修にまとめ、受講を必須にします。代理店募集の方法と成功のポイントもあわせてご覧ください。

手作業を減らす（自動化）

先に自動化したいのは、次の3つです。

代理店ごとの URL・QR の発行と、問い合わせ数の記録
紹介が来たら、代理店と案件を自動で結びつける
進み具合を、本部と代理店が同時に見られるようにする

これがないと、代理店が増えたときに手作業が一気に増えます。btobto の簡易代理店管理ツールは、紹介案件・進み具合・専用 QR・権限を1画面で扱える設計です。まずは導入のご相談から始められます。

営業リスト・電話の履歴・紹介・契約の情報は1か所にまとめ、「誰がいつ何を変えたか」も残します。入力は1回で済む形にし、ほかのシステムとは API（システム同士を自動でつなぐ仕組み）や CSV でつなぎます。

少しずつ広げる

第1段階：代理店アカウント、QR・URL、紹介の自動結びつけだけで始める
第2段階：電話の履歴や進み具合をつなぎ、報告書を自動にする
第3段階：顧客管理や会計のシステムとつなぎ、業種ごとの機能を足す

次へ進むかは「代理店の数」「問い合わせの量」「毎月の手作業の時間」で判断します。ツールの一覧はツールページをご覧ください。

始めたあとの見直し

毎週：問い合わせ数、電話の件数、最初の対応漏れ
毎月：商談になった割合、代理店ごとの問い合わせと契約、研修の完了率
3か月ごと：報酬や狙う相手など、制度全体の見直し

会議ごとに「やること・担当者・期限」を記録します。代理店の声は、画面からの意見送信や短い打ち合わせで集めます。直す順番は「お客さまへの影響」「減る手間」「取り組みやすさ」で決めます。2つのやり方を比べて（A/B テスト）、うまくいった方を使います。

チェックリスト

始める前

狙う相手と、代理店の役割・報酬を決めた
役割分担と、仮の目標の数字を決めた
商談資料・契約書・研修資料をそろえた
必要なシステムを確認した

始めた直後

アカウントを発行し、権限を確認した
QR・URL から紹介が正しく結びつくか試した
説明会や最初の研修を行い、記録した

続けている間

目標の数字を定期的に見直している
代理店ごとの問い合わせと契約を確認している
資料やチラシを最新にしている
トラブルの件数と対応の履歴を確認している

外部に頼むときの選び方

営業だけ：制度やシステムが自社にある場合
システムだけ：今の営業のまま、記録や結びつけを自動にしたい場合
まとめて：企画から営業・契約・システム・改善まで任せたい場合

頼む前に、代理店アカウントや QR・URL の発行、紹介の自動結びつけ、成果の集計ができるかを確認します。自社に合わせた調整や導入の手伝いの範囲も聞いておきましょう。

まとめ

運用は「人の役割」「仕事の流れ」「自動化」の3つで整えます
役割・見られる範囲・目標・約束ごとを先に決めます
まず自動化したいのは、紹介の結びつけ・進み具合の共有・問い合わせ数の記録です
始めたあとも、定期的に見直して小さく改善します

btobto に相談する場合

btobto は、企画・リスト作成・電話営業・商談の支援・管理システム・運用の改善までをまとめて支援します。進め方は「お問い合わせ → お話を伺う → 現状の整理 → 設計 → 営業開始 → システム運用」の順です。

参考リンク: 代理店開発の専用ページ、簡易代理店管理ツール、代理店募集の方法と成功のポイント

よくある質問

Q.代理店が急に増えると、まずどんな問題が起きますか？

情報が LINE や Excel にバラバラになる、進み具合が見えにくい、担当者の負担が偏る、報酬や契約条件がそろわない、といった問題が早めに出ます。仕事の流れをそろえ、1か所で管理することで防げます。

Q.最初に自動化するなら、どこからですか？

次の3つが優先です。紹介をどの代理店からかに結びつける仕組み、代理店ごとの問い合わせ数の記録（専用 QR・紹介用 URL）、案件の進み具合の共有です。

Q.代理店が少ない場合も、同じ仕組みが必要ですか？

少ないうちは簡単なやり方で始めて大丈夫です。数が増えてきたら、約束ごとやシステムを少しずつ取り入れるのが現実的です。

Q.一部を外部に頼むとき、何で選べばよいですか？

営業だけでなく、管理システムや問い合わせの記録まで対応できるかを確認してください。自社のルールに合わせて調整できるかも大切です。

Q.始めたあとの改善は、どう進めればよいですか？

目標の数字を定期的に見直します。代理店から現場の声を集め、原因を考え、仕事の流れ・報酬・資料を直す。これを短い間隔で繰り返します。